Jedes Unternehmen steht vor der Herausforderung eine immer größer werdende Anzahl an Dokumenten in immer kürzerer Zeit zu be- und verarbeiten.
Neben diesen Zwängen des Tagesgeschäftes steigen zusätzlich die Anforderungen des Gesetzgebers und der staatlichen Behörden. Zu den wichtigsten Richtlinien dabei zählen: GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen), AO (Abgabenordnung), BDSG (Bundesdatenschutzgesetz), ZPO (Zivilprozessordnung) und GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme).
Unsere Software erfüllt alle Voraussetzungen für eine revisionssichere Archivierung. Das bedeutet, dass die Anforderungen an die Langzeitverfügbarkeit, Unveränderbarkeit, Eindeutige Indizierung, Datenschutz und Abgrenzung bezüglich der Prüfungszeiträume jederzeit gegeben sind.
Auf unserer Geschäftsprozessplattform bieten wir diese Archivlösung on Demand. Sie bezahlen eine monatliche Pauschale für die Nutzung und müssen sich um Installation, Betrieb und Sicherheit keine Gedanken machen.
Zusätzlich bietet Ihnen AS-Germany sämtliche Dienstleistungen rund um die Erfassung und Digitalisierung Ihrer Dokumente:
• Scandienstleistungen nach Ihren Vorgaben
• Indizieren (Verschlagworten) Ihrer digitalisierten Dokumente
• revisionssicheres Speichern Ihrer Daten auf CD, DVD, Server
• 24-Std.-Online-Zugriff mittels Browser auf Ihre Hochverfügbarkeits-Servern
• Verifikation und Zuordnung digitalisierter Dokumente mit Ihrem Warenwirtschafts- oder Finanzbuchhaltungssystem
• Reproduktion und Vervielfältigung von Dokumenten
• manuelle Datenerfassung und Datenbankpflege
• Datenextraktion aus Belegen (Rechnungsnummer, Lieferantendaten, Bestellnummer, Lieferdatum und vieles mehr)
• Export der extrahierten Daten in verschiedene Datenformate
• Einbinden von digitalen Belegen in ein Workflow-System
Ihre Vorteile vom ersten Tag an:
• sofortiger Zugriff auf beliebige Dokumente von überall
• keine falsch abgelegten, fehlgeleiteten oder verlorenen Akten und Dokumente mehr
• einfache Suche der Dokumente nach beliebigen Kriterien
• Abbildung in anwendungsspezifischen Akten- und Ordnerstrukturen
• schnelle Weiterleitung hausintern und extern
• Reduzierung der internen Kopieraufwendungen z.B. bei Mehrfachverteilung
• automatische Sicherung des kompletten Archivs
• keine Möglichkeit der Manipulation oder Entnahme von Dokumenten
Selbstverständlich beraten und begleiten wir Sie bei der Auswahl und Einrichtung der geeigneten Software.